Einfache Einrichtung für Kanzlei und Homeoffice

In Zeiten des Coronavirus setzen zahlreiche Kanzleien auf flächendeckendes Homeoffice und betreten damit zum Teil komplettes Neuland. Das gilt natürlich genauso für viele Mandanten, die notgedrungen oder aus eigenem Interesse sich jetzt aktiv mit der Technik von Chats und Videoconferencing aktiv befassen und dabei aus der Not heraus dieser Art der Kommunikation ganz neue Seiten abgewinnen.

Für viele Mitarbeiter und Mandanten ist das Homeoffice eine ungewohnte „Zumutung“. Das ist nicht wie vielleicht von manchem gemutmaßt eine Frage des Alters, sondern der persönlichen Aufgeschlossenheit und möglicher fehlender technischer Voraussetzungen zu Hause oder in der Kanzlei. So hat ein normaler Kanzleiarbeitsplatz keine eingebaute Kamera oder Micro und keine Lautsprecher. Nicht zuletzt die bekannte Angst vor der Digitalisierung der Arbeit macht manchem zu schaffen.

Für die Überwindung all dieser Hürden ist eine Hitec-Lösung nicht unbedingt der richtige Weg zum Ziel, sondern viel mehr ein einfacher verständlicher Einstieg mit wenigen Werkzeugen, die man schnell und ohne große Einarbeitung sinnvoll nutzt.

Welche Ausstattung und IT-Infrastruktur sich dafür am besten eignet, erfahren Sie hier:

Ein gut ausgestattetes Homeoffice oder ein Arbeitsplatz in der Kanzlei sind ausgerüstet mit:

  • Schnellem, stabilem und sicherem Internet
  • Einem großen Bildschirm
  • Einer ordentlichen Tastatur
  • Einem funktionstüchtigen Mikrofon (am Besten als Headset), damit man die Hände zum Zeigen oder für Notizen frei hat und
  • Wenigen Tools.

Online-Meetings

Tools für Online-Meetings, für die Kommunikation mit der Kanzleizentrale, mit dem Team und natürlich mit Mandanten sind unverzichtbar. Es gibt zahlreiche Lösungen im Netz, die Konferenzen auch mehreren Teilnehmern ermöglichen. So können sich für eine Bilanzbesprechung Steuerberater, Sachbearbeiter und Mandant von unterschiedlichen Standorten aus schnell oder terminiert zusammenschließen, Dateien austauschen, Unterlagen anfordern etc. Frei verfügbare Video-Konferenz-Lösungen mit Gruppenchats gibt es über Skype und Zoom.

Skype ist weltweit am meisten verbreitet und ist vom Anwendungsspektrum am leichtesten zu verstehen. Zoom erscheint vom Funktionsumfang und der Bildqualität deutlich besser, kommt aber immer wieder ins Gerede wegen fehlendem Datenschutz. Skypenutzer können ihre Anrufe und Texte verschlüsseln. Für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung setzt Skype auf sehr sichere Protokolle. Auch auf dem Smartphone ist Skype bequem nutzbar, für den Datenaustausch oder für Präsentationen aber eher ungeeignet wegen der kleinen Bildschirmgröße.

Bei der neuesten Version von Skype muss sich niemand mehr etwas auf den PC laden, was in vielen Kanzleien, die ASP-Lösungen im Einsatz haben, aus Sicherheitsgründen auch verhindert wird.

Einfache Videobesprechungen ohne Registrierung oder Download

Man meldet sich kurz an, generiert mit einem Klick einen kostenlosen einmaligen Link und teilt ihn dann mit anderen Personen, um unbegrenzt Besprechungen zu halten.
Der Link ist nicht befristet und kann jederzeit verwendet werden.

Bis dahin ist auch alles kostenlos. Wer dazu Officeprogramme oder weitere Apps dazubuchen will, kann das gegen monatliche Miete machen. Für den normalen Schriftwechsel reicht aber auch das kostenlose Libreoffice, mit dem man problemlos mit Word oder Excel erstellte Dateien öffnen und bearbeiten kann.

Ist der PC oder der Laptop für Bild und Sprache nicht ausgerüstet, kann man eine Kombination aus Webcam mit eingebauten Micro an den Bildschirm klicken und mit einem USB-Kabel anschließen. Die Geräte gibt’s in den großen Elektromärkten oder einfach über Amazon in sehr guter Ausführung schon für unter 50 EUR.

 

Emailkonten

gehören nach wie vor zu den beliebtesten Plattformen zum Austausch von Nachrichten und Dateien. Doch gerade die stellen vor allem im Homeoffice eine große Problemquelle dar. Denn das Sicherheitsnetz in der Kanzlei mit Firewall etc. lässt sich leider im Homeoffice nicht einfach abbilden. Und das haben auch die Cybercriminellen entdeckt und nutzen gerade jetzt in Krisenzeiten die fehlende Sicherheit der Außenplätze aus.

Der Kanzleitresor

Eine viel  sicherere Lösung bietet der Kanzleitresor an. In vielen Kanzleien stellt er jetzt die notwendige Sicherheitslösung, die sich nahtlos in alle Geschäftsprozesse einbinden lässt. Wie in einem Tresorraum können Sie für jeden Mandanten geschützte Schließfächer einrichten. Dort werden alle Daten sicher abgelegt.

Ihr Mandant legt seine eingescannten oder elektronisch empfangenen Belege statt im Pendelordner direkt in sein elektronisches Schließfach. Anschließend können Sie seine Auswertungen zur Finanz- und Lohnbuchhaltung oder andere schutzwürdige Dokumente online im Schließfach für ihn bereitstellen.

Ein starkes Sicherheitskonzept und Datenverschlüsselung zeichnet diese Lösung aus.

Mehr dazu unter https://www.kanzleitresor.de

Wir beraten Sie gerne und freuen uns auf Ihren Kontakt!

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